Informační dokument o zpracování osobních údajů pro třetí strany a obchodní partnery

Toto informační memorandum o zpracování osobních údajů popisuje zejména jakým způsobem, za jakým účelem a v jakém rozsahu zpracováváme Vaše osobní údaje. Dále Vám poskytuje informace o tom, jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva.

Společnost ASES GROUP, s.r.o., se sídlem Antala Staška 1859/34, 140 00, Praha 4 – Krč, IČ: 07614870 (dále také jen jako „společnost“), jakožto Váš obchodní partner zpracovává Vaše osobní údaje v rámci procesu zhotovování stavebních zakázek a při své podnikatelské činnosti. Zpracování osobních údajů provádíme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“), vnitřními předpisy a zásadami společnosti a všemi platnými právními předpisy. Společnost zpracovává Vaše osobní údaje ve spojitosti s obchodními aktivitami a řízením svého  provozu, typicky:

• V souvislosti s obchodními smlouvami a jejich plněními;
• Pro řízení interního provozu (například správa internetových stránek);
• V souvislosti s vyřizováním požadavků orgánů dohledu, jako například Úřadu pro ochranu

osobních údajů ve spojitosti s GDPR.

S jakýmikoliv dotazy nebo při uplatňování jakéhokoliv z Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů  se obracejte přímo na nás prostřednictvím kontaktů uvedených níže.

ASES GROUP, s.r.o.

Antala Staška 1859/34,

140 00, Praha 4 – Krč Telefon: +420 725 411 332

e-mail: info@asesgroup.cz

Prostřednictvím uvedených kontaktů můžete také hlásit narušení zabezpečení ochrany osobních údajů a jakékoliv další podezření na porušování práv a povinností v oblasti ochrany osobních údajů.

Veškeré zpracování osobních údajů probíhá pouze v nezbytném rozsahu, a to s ohledem na typ a kategorii osobních údajů. Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně dlouhou dobu pro naplnění účelu zpracování, například po dobu stanovenou právním předpisem. Chceme uchovávat pouze aktuální a přesné údaje, proto je průběžně aktualizujeme. Vhodné zabezpečení osobních údajů je nezbytnou součástí řádného zpracování osobních údajů, proto jsme implementovali různá opatření, abychom osobní údaje chránili před jakýmkoli neoprávněným přístupem. Naším cílem je v co největší míře zachovat Vaše soukromí, proto vždy řádně posuzujeme, zda určité zpracování je nezbytné a zda nepřiměřeně nezasahuje do Vašich práv a svobod.

Kategorie osobních údajů 

Zpracováváme následující kategorie Vašich osobních údajů:

Údaje o totožnosti – jméno, příjmení, adresa, datum narození a další relevantní osobní údaje

Kontaktní údaje – e-mail, telefonní číslo a další relevantní osobní údaje

Profesní údaje – zaměstnavatel, zkušenost, pozice, číslo bankovního účtu a další relevantní osobní údaje

Soubory cookies – krátké textové soubory, které se ukládají do Vašeho počítače při načtení našich webových stránek

Můžeme také zpracovávat další osobní údaje, které nám vědomě poskytnete.

Jak Vaše osobní údaje získáváme? 

Osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to

• z komunikace nebo jednání po telefonu, e-mailem nebo prostřednictvím jiných komunikačních kanálů;
• pokud používáte naše internetové stránky.

V některých případech můžeme Vaše osobní údaje získávat také od třetích osob

–     pokud podepíšeme smlouvu s naším obchodním partnerem a Vaše osobní údaje jsou uvedeny jako kontaktní údaje podle této smlouvy, případně již v procesu přípravy smluvního vztahu s naším obchodním partnerem

Jak dlouho Vaše osobní údaje uchováváme? 

Vaše osobní údaje obecně archivujeme po dobu stanovenou právními předpisy, smlouvou či na základě našeho oprávněného zájmu.

Osobní údaje, které zpracováváme z důvodu plnění naši právní povinnosti, uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Až na výjimky, kdy právní předpisy stanoví delší dobu uchování určitých dokumentů, které mohou obsahovat osobní údaje, uchováváme osobní údaje zpracovávané pro plnění našich právních povinností maximálně po dobu 10 let.

Osobní údaje, které zpracováváme z důvodu našeho oprávněného zájmu (zejména pro plnění smlouvy, kde jste kontaktní osobou našeho smluvního partnera), uchováváme po dobu účinnosti smlouvy a následně dokud trvá náš oprávněný zájem (zpravidla po dobu trvání promlčecích lhůt, kdy můžeme mít zájem uplatňovat nebo obhajovat naše právní nároky, a v případě zahájení soudního, rozhodčího, exekučního nebo jiného obdobného řízení, po dobu tohoto řízení a následně po dobu běhu lhůt pro podání mimořádných opravných prostředků a během řízení po podání mimořádných opravných prostředků).

Kde Vaše údaje zpracováváme a komu je zpřístupňujete? 

V závislosti na účelu zpracování údajů můžeme Vaše údaje zpřístupňovat následujícím kategoriím třetích osob:

• příslušným orgánům státní správy (např. orgánům činným v trestním řízení, správcům daní, orgánu finančního dozoru, orgánu pro ochranu spotřebitelů);  statutárním auditorům
• příslušným soudům.

Pro zpracování Vašich osobních údajů využíváme též služeb externích zpracovatelů.

Vaše osobní údaje však zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a v podobě nutné k dosažení účelů uvedených v tomto informačním memorandu a pouze našim smluvním partnerům, se kterými jsme podepsali smlouvy chránící Vaše práva a svobody týkající se Vašich osobních údajů.

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat pouze v Evropské unii.

Před předáním Vašich osobních údajů vždy pečlivě vyhodnocujeme veškeré okolnosti tak, aby ochrana Vašich údajů dosahovala náležité úrovně. V souvislosti s předáním Vašich osobních údajů partnerům z jiných třetích zemí uzavíráme tzv. standardní smluvní doložky, které zaručují adekvátní úroveň ochrany.

V souvislosti s předáváním Vašich osobních údajů do zahraničí máte možnost uplatnit veškerá Vaše práva a možnost domáhat se účinné právní ochrany za strany zahraničních orgánů veřejné moci.

Jak Vaše osobní údaje zpracováváme? 

Zpracování Vašich osobních údajů může být jak manuální, tak automatizované. Automatizované zpracování probíhá v našich informačních systémech, případně v informačních systémech našich zpracovatelů. Vaše osobní údaje jsou zpracovávány především vybranými zaměstnanci Společnosti. Učinili jsme taková opatření, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření a proškolení zaměstnanci a zpracovatelé, kteří se podílejí na jejich zpracování, a také aby tito zaměstnanci a zpracovatelé zachovávali mlčenlivost o veškerých skutečnostech, údajích a datech (osobních či jiných), o nichž se dozvěděli při výkonu své práce. Se všemi zpracovateli má Společnost uzavřenu písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které klademe důraz na zabezpečení Vašich osobních údajů a která obsahuje identické záruky pro procesy zpracování osobních údajů u těchto zpracovatelů, jaké jsou nastaveny u nás. Vaše osobní údaje zpracováváme tak, že je shromažďujeme, ukládáme a třídíme v našich systémech, kontrolujeme jejich správnost a případně je aktualizujeme, třídíme je podle Vašeho vztahu k naší společnosti a nakonec je likvidujeme.

Na jakém právním základě a pro jaké účely Vaše osobní údaje využíváme? 

Níže popisujeme právní základy pro zpracování Vašich osobních údajů a jednotlivé účely jejich zpracování:

• Plnění právních povinnosti

Vztahují se na nás také auditní, daňové a účetní povinnosti. Proto zpřístupňujeme Vaše osobní údaje našim daňovým poradcům, auditorům a případným dalším poradcům, přičemž je vždy zajištěna důvěrnost těchto údajů.

• Naše oprávněné zájmy

Vaše osobní údaje zpracováváme také na základě našich oprávněných zájmů, avšak pouze za předpokladu, že Vaše zájmy a základní práva a svobody nepřevažují náš oprávněný zájem. Před zahájením zpracování vždy důkladně poměřujeme Vaše zájmy s těmi našimi. Pokud se zpracováním nesouhlasíte, máte právo vznést námitku a my provedeme nové posouzení.

Mnohdy není použití Vašich osobních údajů nezbytné k plnění smlouvy nebo zákonné povinnosti, jde však o zvyklosti či je to nutné z provozních, administrativních nebo jiných důvodů.

Účely zpracování Vašich osobních údajů na základě našich oprávněných zájmů (resp. naše oprávněné  zájmy) jsou následující:

• plnění smlouvy, kde jste uveden jako kontaktní osoba našeho smluvního partnera,
• vnitřní administrativní účely v rámci skupiny
• sledování návštěvnosti webových stránek
• zabezpečení webových stránek

Jaká máte práva v oblasti ochrany osobních údajů? 

Vaše údaje zpracováváme zcela transparentním způsobem. Kdykoliv během zpracování Vašich osobních údajů můžete využít následujících práv:

• Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, a na pořízení kopie Vašich osobních údajů, které zpracováváme.
• Máte právo na přenositelnost Vašich údajů, které jste nám poskytli nebo které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo pro účely plnění smlouvy a které jsou zpracovávány automatizovaně. Údaje Vám zprostředkujeme v zabezpečeném souboru, který je strojově čitelný, takže si je můžete uložit nebo zpřístupnit dalším poskytovatelům služeb. Můžete nám také poskytnout údaje získané od jiných společností. Můžete vznést požadavek, abychom Vaše údaje poskytli jinému správci – to však můžeme zajistit pouze v případě, že je takový přenos technicky možný. Protože uvedený soubor obsahuje Vaše osobní údaje, doporučujeme je uložit na Vašem zařízení bezpečným způsobem.
• Zajišťujeme, aby byly Vaše údaje stále aktuální, takže Vás jednou za čas a tehdy, kdy to vyžaduje zákon, žádáme o jejich kontrolu. Pokud nicméně zjistíte, že údaje, které o Vás máme, nejsou správné, můžete požádat o opravu chybných údajů a prostřednictvím výše zmíněných kontaktních údajů je možné doplnit údaje nekompletní či přidat údaje dodatečné.
• Máte právo požádat o omezení zpracování osobních údajů  pod dobu, kdy bude ověřována jejich správnost v návaznosti na předchozí bod tohoto dokumentu,
  • v případě, že zpracování osobních údajů je protiprávní, ale odmítáte výmaz svých osobních údajů,
  • v případě, že již osobní údaje nepotřebujeme, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků nebo v případě, že vznesete námitku proti zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu.
• Máte také právo požádat o výmaz Vašich osobních údajů, ovšem pouze v zákonem stanovených případech:
  • Vaše údaje již pro nás nejsou nezbytné nebo byla překročena ujednaná doba uchovávání;
  • v případě, že jsou Vaše údaje zpracovávány na základě Vašeho souhlasu, jste tento souhlas odvolali;
  • nesouhlasíte se zpracováním Vašich osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu; než budou Vaše zájmy ověřeny, zpracování omezíme a pokud budou mít Vaše práva přednost, údaje na Vaši žádost vymažeme;
  • osobní údaje musí být vymazány, je-li to nezbytné ke splnění zákonné povinnosti;
  • je-li zpracování protiprávní.

Neexistuje-li pro to právní základ, Vaše údaje nebudeme mazat ani omezovat jejich zpracování.

• Pokud si přejete požádat o výkon některého z Vašich práv uvedených výše, můžete tak učinit písemně či osobně na výše uvedeném kontaktu.
• Domníváte-li se, že došlo v souvislosti se zpracováním údajů k porušení Vašich práv, máte právo obrátit se na příslušný dozorový úřad (zpravidla Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7) nebo na příslušný soud.

Máte právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě našeho oprávněného zájmu; pokud si přejete takovou námitku vznést, můžete tak učinit osobně na personálním oddělení společnosti, Vezměte prosím na vědomí, že pokud shledáme, že náš oprávněný zájem převáží nad Vašimi právy a svobodami, můžeme ve zpracování Vašich osobních údajů pokračovat. Bude-li Vaše námitka shledána oprávněnou, může to znamenat, že nebudeme nadále Vaše osobní údaje za daným účelem zpracovávat.

Aktualizace 

Toto informační memorandum průběžně kontrolujeme a můžeme jej příležitostně měnit (především aby byl dodržen soulad s právními předpisy a postupy ochrany osobních údajů). Aktualizované verze budou k dispozici na našich internetových stránkách www.ases-group.cz, přičemž Vás na změnu vždy upozorníme.

K poslední aktualizaci tohoto informačního memoranda došlo 22.4.2022